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こんにちわ。従業員体験( EX )の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
エンジニアリング統括室では、日々の業務をスクラムで進めています。
イテレーション単位は週次です。
そして、イテレーションの最後にスプリントレトロスペクティブという形でKPTによるふりかえりを実施しています。
このふりかえりの運用方法と、実際の改善例についてまとめます。
エンジニアリング統括室のふりかえり
毎週水曜日に1時間ふりかえりを実施しています。
ふりかえり手法はKPTです。
Cacooで付箋を使いながらふりかえりを実施します。
事前準備
- 週の最中にふりかえり要素がでてきたらKeep,Problemに付箋を登録しておく
1週間あると、週の序盤にあったことを忘れてしまいがちなのでできるだけ発生ベースで記録しよう、ということにしました。
これ自体、KPTからの改善の一つです。
レトロスペクティブ当日の流れ
- Keepを登録する - 5分
- Keepのカテゴライズ + 説明 - 5〜10分
- Problemを登録する - 5分
- Problemのカテゴライズ + 説明 - 5〜10分
- Keepから1件Tryを選ぶ
- Problemから1件Tryを選ぶ
事前準備で登録した以外にあれば、KeepやProblemを登録していくことになります。
そして改善対象のTryはあえてKeepから1件、Tryから1件でMax2件にしています。
特別取り組み対象がない場合は無理にTryを作成しないこともあります。
これについては、やたらと多くTryを出して結局改善できないよりは重要なものに絞って着実に改善したほうがいいよね、という理由です。なお、実際の改善自体は次の週に即取り組むこともあれば、取り組まないこともあります。また、着手して1週間で完了するとは限りません。
2022年の改善実績
2022年1月から12月まで各月1件ずつ改善例を最新順で紹介します。
12月のWIPの内容以外にについては、実際にTryを実施し、改善を完了したもののみをまとめています。
- Keep / Problem - TryのもとになったKeep or Problemの内容
- Try - Tryの内容
の形式で記載します。
2022/12/14 - 組織施策紹介データベースを作成し、紹介する
- Keep - 自部門の組織施策を他部門に紹介したら役立ててもらえた
- Try - 組織施策紹介データベースを作成し、紹介する
現在Try中です。
2022/11/23 - 課題の共有
- Problem - 部門横断の取り組みでお互いの進行状況が見えないケースがある
- Try - 関係者と進捗の共有方法を相談の上、お互いに状況を確認可能にする
背景として、チーム内の課題管理はしているのですが、部門特性として他の部門の方と小規模のプロジェクトを扱う場合が多く、その場合に進行状況が見えないケースがある、という状況です。
2022/10/05 - 評価制度リファレンスの改善
- Keep - 他部門の方とのやりとりで現場目線を確認できた。組織の解像度が上がった
- Try - 現場目線を確認できる相手とのつながりを増やす
2022/09/07 - ドッグフーディングをValueに追加
- Keep - 組織施策のドッグフーディングをやってみたが大事。有効
- Try - エンジニアリング統括室のValueにドッグフーディングを加える
2022/08/24 - リアルタイム議事録の担当ローテーション
- Problem - ハヂメが良い感じにリアルタイム議事録を書いていた
- Try - リアルタイム議事録をローテーションで担当する
背景として田部井以外のメンバーは当時リアルタイム議事録に慣れていなかったので、できるだけ議事録は田部井が担当せずに残りの2名でローテーションして担当しよう、という話になった。
2022/07/27 - 時間前に会議を終わらせる
- Problem - ミーティング時間がオーバー0したり、ギリギリになりがち。5分前にミーティングを終わらせるようにしたい
- Try
- カレンダーの登録が30分のミーティングなら5分前、60分のミーティングなら10分前で終わるように部内全員が設定をする
- 定例の議事録に関してテンプレートに「30分のミーティングなら5分前、60分のミーティングなら10分前で終わるようする」件を補足として記載した
2022/06/08 - デイリーの運用変更
- Problem - メンバーの増加によってデイリーが時間内に終わらない
- Try - デイリーの進行方法を変更し時間内に収まるようにする
2022/05/25 - スプリントレビューの進行修正
- Problem - スプリントレビューの開始時の説明が進捗報告になってしまっている。不要な報告なので時間がもったいない
- Try - 進行内容を修正し、必要な要素のみを残す
2022/04/27 - 月次活動報告
- Problem - 何をしている部門か、部外に伝わりきっていない
- Try - 月次で活動報告を実施する
2022/03/09 - スプリントレビューの案内
- Problem - スプリントレビューにステークホルダーを呼ぶ際に情報量が不足している
- Try - スプリントレビューの案内文書を作成する
2022/02/09 - 2022年度新卒研修
- Problem - 新卒研修の業務見積もりが外れた
- Try - 一部、他部門に依頼できる箇所があったので、全てを自分たちだけで進める前提ではなく、協力依頼も含めて業務を進めるようにする
2022/01/26 - ブログによる他部門貢献
- Keep - 「パルスサーベイとセンサスサーベイの区別」についてブログを書いておいたら、関係者が活用してくれた
- Try - 「繰り返し質問されること」などについては積極的にブログにする
まとめ
2022年におけるエンジニアリング統括室の1年間のふりかえりの取り組み、実際のふりかえり内容をまとめました。
「毎週1時間x人数」をふりかえりに使っていますが、大きなお釣りがくるくらいの効果があるだろう、と改めて感じています。
特に、単発ではなく永続的に影響のある改善の効果は非常に大きなものです。
無理に多数のTryを出して改善できないよりは少数のTryを確実に改善するのがおすすめです。
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